כלים שעוזרים לעצמאיים להישאר עם יד על הדופק לגבי כל מה שנוגע להוצאות ולרווחים שלהם

כולנו מבצעים אינספור פעולות באינטרנט ונמצאים יותר ויותר זמן במרחב הדיגיטלי. אנחנו מתעדכנים לגבי המתרחש בעולם, משלמים חשבונות, מחפשים דירות ומכוניות, קונים מגוון רחב מאוד של מוצרים, שומעים מוזיקה, צורכים תכנים אחרים, יוצרים אינטראקציות חברתיות ועוד ועוד. גם בתחום העסקי יותר ויותר פעולות מתבצעות בימינו דרך האינטרנט – ובפרט מומלצת לעצמאים האופציה של הנהלת חשבונות אונליין. הכלים המתקדמים הקיימים מסייעים לבעלי עסקים, ובמיוחד אלה הקטנים, להישאר עם יד על הדופק ולקבל בכל נקודת זמן תמונת מצב מלאה לגבי ההכנסות, ההוצאות, הרווחים ותזרים המזומנים.

הפקת חשבוניות דיגיטליות

אחד המרכיבים הבסיסיים של כל תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט הוא הפקת חשבוניות דיגיטליות.

לכלי זה תרומה משמעותית מאוד לניהול יעיל של העסק. ראשית הוא חוסך זמן יקר, שכן הוא מאפשר להוציא לכל סוגי הלקוחות את כל סוגי החשבוניות – חשבונית מס, חשבונית עסקה, קבלה – בזמן קצר מאוד ובעצם בכמה לחיצות כפתור פשוטות (ובפרט ללקוחות הקבועים שפרטיהם כבר הוזנו למערכת).

החיסכון הניכר בזמן, משאב יקר ערך במיוחד בכל העסקים, גדולים וקטנים, בא לידי ביטוי גם כשנדרשת הפקת הדוחות החודשיים, הדו חודשיים והשנתיים לרשויות המס. בזכות האפשרות לקבל במהירות ובקלות גם את ריכוז כל החשבוניות שהופקו בכל פרק זמן נתון ואיתו את סיכום ההכנסות קל יותר לבצע גם תכנון מס מדויק – מהלך שעבורו מומלץ להיעזר גם באנשי מקצוע מנוסים שזוהי מומחיותם, וזאת לנוכח המורכבות של החוקים והתקנות בנושא.

עוד יתרון של הפקת חשבוניות ממוחשבות בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט הוא צמצום הסיכון לאובדן חלק מהחשבוניות. כל מי שאי פעם איבד פנקס חשבוניות ונאלץ להקדיש זמן רב למציאתו מודע ללחץ ולקושי, ולמי שלא חווה זאת מומלץ לא להתנסות בכך – החשבוניות הדיגיטליות מגובות באופן קבוע ותמיד יש גישה מהירה אליהן.

ניהול מלאי ממוחשב

כלי נוסף שעוזר לעצמאים לקבל בכל זמן שירצו תמונת מצב מדויקת לגבי הנעשה בעסק, ובפרט לגבי ההוצאות, הוא ניהול מלאי ממוחשב.

כלי זה מאפשר בקרה יעילה מאוד על אחד הסעיפים כבדי המשקל בהוצאות העסק, כך שבעלי העסק יכולים לוודא שלא מתבזבזים סכומי כסף משמעותיים על רכישות לא מושכלות. ניהול המלאי הקל והתשובה המידית שמחזירה התוכנה עוזרים גם להשביח את השירות ללקוחות בזכות האפשרות ליידע אותם לגבי כל פריט שהם מעוניינים בו אם הוא קיים במלאי או שמא עליהם להתאזר בסבלנות – וכמובן להזמין אותו במהירות כך שאפשר יהיה לספק אותו בהקדם.

מעבר לכך ניהול מלאי ממוחשב מקטין את סכנת הגניבות בתוך העסק ועוזר גם לתכנן את תזרים המזומנים.

גבייה מלקוחות

תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט יודעת גם לעקוב אחרי התשלומים שהלקוחות השונים חייבים לעסק. בזכות אפשרות זו מתייעלת הגבייה, ואתם יכולים להיות סמוכים ובטוחים שאף חוב לא יישכח עקב העומס שמוטל עליכם.

ניהול ממוחשב של הגבייה מהלקוחות מאפר גם לשלוח תזכורות אוטומטיות לכל מי שעדיין לא שילם על מוצרים או שירותים שקיבל וכמובן שהפעולות מסונכרנות עם כלי הפקת החשבוניות כך שגם הדיווחים לשלטונות המס יהיו מעודכנים ויבוצעו בקלות.

כמו כן יכול בעל העסק לקבל בכל נקודת זמן, ובלחיצת כפתור פשוטה, תמונה מפורטת לגבי היקף החובות של הלקוחות ויעילות הגבייה באופן כללי – וכך להחליט באופן מושכל האם יש צורך בשינויים כלשהם במדיניות. ייעול ניהול הגבייה משפר גם את תזרים המזומנים של העסק ומקל על ההתנהלות השוטפת שלו.